REVIEW QUESTIONS, SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

 

NAMA           : ADINDA FEBIYANTI

KELAS          : AKUNTANSI 2020A

NIM                : 20080694017

 

TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

REVIEW QUESTIONS HALAMAN 71

 

REVIEW QUESTIONS !

2-1  What are business processes? How are they related to information systems?

a.       Define business processes and describe the role they play in organizations.

b.       Describe the relationship between information systems and business processes.

2-2 How do systems serve the different management groups in a business, and how do systems that link the enterprise improve organizational performance?

a.       Describe the characteristics of transaction processing systems (TPS) and the roles they play in a business.

b.      Describe the characteristics of management information systems (MIS) and explain how MIS differ from TPS and from DSS.

c.       Describe the characteristics of decision- support systems (DSS) and how they benefit businesses.

d.      Describe the characteristics of executive support systems (ESS) and explain how these systems differ from DSS.

e.       Explain how enterprise applications improve organizational performance.

f.       Define enterprise systems, supply chain management systems, customer relationship management systems, and knowledge  management systems and describe their business benefits.

g.    Explain how intranets and extranets help firms integrate information and business processes.

PERTANYAAN EVALUASI !

2-1  Apa yang dimaksud dengan proses bisnis? Apa hubungannya dengan sistem informasi?

a.       Definisikan tentang proses bisnis dan jelaskan peranannya dalam organisasi

b.      Jelaskan hubungan antara sistem informasi dengan proses bisnis.

2-2 Bagaimana sistem melayani kelompok manajemen yang berbeda dalam suatu organisasi bisnis, dan bagaimana sistem yang saling menghubungkan perusahaan meningkatkan kinerja dari segi organisasi?

a.    Jelaskan karakteristik sistem pemrosesan bisnis (transaction processing system - TPS) dan peran yang mereka mainkan dalam bisnis.

b.    Jelaskan karakteristik sistem informasi manajemen (SIM) dan jelaskan bagaimana bentuk SIM dalam TPS dan dalam DSS.

c.    Jelaskan karakteristik sistem pendukung keputusan (decision support system – DSS) dan jelaskan manfaatnya bagi organisasi bisnis.

d.    Jelaskan karakteristik sistem pendukung eksekutif (executive support system – ESS) dan jelaskan mengapa sistem ini berbeda dengan DSS.

e.    Jelaskan bagaimana cara aplikasi perusahaan meningkatkan kinerja organisasi.

f.    Definisikan tentang sistem perusahaan, sistem manajemen rantai pasokan, sistem manajemen hubungan pelanggan, dan manajemen pengetahuan, serta jelaskan manfaat mereka bagi organisasi bisnis.

g.      Jelaskan bagaimana cara intranet dan ekstranet membantu dalam mengintegrasikan informasi dengan proses bisnis.

JAWABAN :

2-1  Apa yang dimaksud dengan proses bisnis? Apa hubungannya dengan sistem informasi?

a.   Definisi tentang proses bisnis dan peranannya dalam organisasi

        Proses bisnis adalah kumpulan kegiatan yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa. Kegiatan ini didukung oleh aliran material, informasi, dan pengetahuan dari berbagai pihak yang terlibat dalam proses bisnis. Peran proses bisnis dalam suatu organisasi mengacu pada cara di mana organisasi mengoordinasikan pekerjaan, informasi, dan pengetahuan, serta cara-cara yang dipilih manajemen dalam mengoordinasikan pekerjaan.

b.      Hubungan antara sistem informasi dengan proses bisnis

      Sistem informasi dan proses bisnis memiliki hubungan yang sangat erat. Sebab dengan adanya sistem informasi dapat meningkatkan proses bisnis. Mengapa demikian? Karena sistem informasi dapat mengotomatisasikan banyak langkah dalam proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti memeriksa kredit klien, atau mencetak tagihan, dan mengirim pesanan. Namun dengan kehadiran sistem informasi memungkinkan kita untuk melakukan lebih banyak lagi proses bisnis dengan waktu yang lebih singkat. Selain itu, teknologi informasi memungkinkan lebih banyak lagi orang untuk mengakses dan berbagi infromasi, mengubah prosedur yang seharusnya dikerjakan secara berurutan menjadi dapat dilakukan secara bersamaan, serta menghilangkan hambatan-hambatan dalam pengambilan keputusan.

2-2 Bagaimana sistem melayani kelompok manajemen yang berbeda dalam suatu organisasi bisnis, dan bagaimana sistem yang saling menghubungkan perusahaan meningkatkan kinerja dari segi organisasi?

a.      Karakteristik sistem pemrosesan bisnis (transaction processing system - TPS) dan peran yang mereka mainkan dalam bisnis.

Sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system - TPS) adalah sistem komputerisasi yang mengoperasikan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk melakukan bisnis, seperti entri penjualan, pemesanan hotel, penggajian, karyawan yang mencatat dan penggajian. TPS ini dapat kita temukan pada sistem pengolahan transaksi di Tokopedia, Shopee, Lazada, dan beberapa e-commerce lainnya.

Fokus utama pada TPS adalah pada data transaksi, lebih tepatnya untuk memroses data transaksi dari kejadian bisnis secara real-time. Sistem ini memiliki peran untuk menghimpun, menyimpan, dan memroses data transaksi serta kadangkala mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transaksi. Transaction processing system – TPS merupakan sistem tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Sistem ini berkembang dari yang hanya sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing system). TPS juga berfungsi untuk menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal.

Gambar 1 TPS penggajian

Sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system - TPS) menurut Turban, McLean, dan wetherbe pada 1999, memiliki karakteristik sebagai berikut :

• Jumlah data yang diproses sangat besar
• Sumber data umumnya internal dan keluaran terutama dimaksudkan untuk pihak internal (meskipun bisa juga diperuntukkan bagi mitra kerja)
• Pemrosesan informasi dilakukan secara teratur: harian, mingguan, dan sebagainya
• Kapasitas penyimpanan (basis data) besar
• Kecepatan pemrosesan yang diperlukan tinggi karena volume yang besar
• Umumnya memantau dan mengumpulkan data masa lalu
• Masukan dan keluaran terstruktur. Mengingat data yang diproses cukup stabil, data diformat dalam suatu standar
• Level kerincian yang tinggi mudah terlihat terutama pada masukan tetapi seringkali juga pada keluaran
• Komputasi tidak rumit (menggunakan matematika sederhana atau operasi statistik)
• Memerlukan kehandalan yang tinggi
• Pemrosesan terhadap permintaan merupakan suatu keharusan. Pemakai dapat melakukan permintaan terhadap basis data

    b.    Karakteristik sistem informasi manajemen (SIM) dan bentuk SIM dalam TPS dan dalam DSS

Sistem informasi manajemen (management information system – SIM) menunjuk pada kategori spesifik dari sistem informasi yang membantu manajemen tingkat menengah. Karakteristik dari SIM adalah sebagai berikut :

• SIM menyediakan laporan kinerja perusahaan terkini bagi manajer tingkat menenga. Informasi ini kemudian digunakan untuk memantau dan mengontrol organsasi bisnis serta memperkirakan kinerja pada masa yang akan datang
• SIM merangkum dan menyusun laporan mengenai kegiatan operasional dasar perusahaan menggunakan data yang disediakan dari sistem pemrosesan traksaksi. Data dasar mengenai transaksi yang diperoleh dari TPS dirangkum dan disajikan secagai laporan yang dihasilkan setiap saat.
• SIM mengubah data (untuk level transaksi) dari persediaan, produksi, dan akuntansi menjadi data laporan kepada para manajer.
• Umumnya SIM menyediakan jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan rutin yang telah dispesifikasikan dalam perbaikan, dan memiliki prosedur yang telah ditentukan dalam memberikan jawaban atas setiap pertanyaan tersebut.
• Sistem ini umumnya tidak fleksibel dan hanya memiliki kemampuan analisis. Kebanyakan dari SIM menggunakan routine (program otomatis yang berjalan secara berulang-ulang) sederhana seperti merangkum dan membandingkan yang tidak sesuai dengan model matematis dan teknis statistik yang mutakhir.

Sistem yang melayani manajemen operasional adalah sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system - TPS), seperti penggajian , atau pemrosesan pesanan di mana sistem tersebut memantau alur transaksi rutin harian yang diperlukan dalam menyelenggarakan kegiatan bisnis. Sistem informasi manajemen (SIM) memberikan laporan guna membantu manajemen tingkat menengah dengan meringkas informasi yang diperoleh dari TPS, yang belum dianalisis secara mendalam. Sistem pendukung keputusan (decision support system – DSS) mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan pihak manajemen dengan menggunakan model analisis canggih yang unik dan cepat berubah-ubah. Seluruh jenis sistem yang disebutkan sebelumnya menyediakan aplikasi intelijen bisnis yang membantu para manajer dan karyawan perusahaan dalam membuat keputusan yang lebih berdasarkan informasi.

Gambar 2 bagaimana sim memperoleh data dari tps perusahaan

c.    Karakteristik sistem pendukung keputusan (decision support system – DSS) dan manfaatnya bagi organisasi bisnis.

Sistem pendukung keputusan (decision support system – DSS) berfokus pada masalah-masalah yang unik dan cepat beruabh, yang prosedur dalam mencapai atau menghasilkan suatu solusi belum ditentukan sebelumnya secara keseluruhan. DSS memiliki karakteristik sebagai berikut :

• DSS memiliki kemampuan beradaptasi dan bersifat fleksibel
• Meskipun DSS menggunakan informasi internal dari TPS dan SIM, seringkali DSS memperoleh informasi dari sumber-sumber eksternal, seperti harga saham terkini, atau harga barang pesaing.
• Sistem ini digunakan oleh “super-uper” manajer, dana analis bisnis yang ingin menggunakan teknologi analisis dan model yang mutakhir dalam menganalisis data.
• Sistem DSS dioperasikan pada komputer pribadi desktop berspesifikasi tinggi, yang menyediakan pengguna daftar menu melalui sistem untuk memasukkan data atau mendapatkan informasi.

Manfaat DSS bagi organisasi bisnis adalah membantu dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh pihak manajemen dengan menggunakan model analisis yang canggih.

d.    Karakteristik sistem pendukung eksekutif (executive support system – ESS) dan perbedaan ESS dengan DSS

Sistem pendukung eksekutif (executive support system – ESS) membantu manajemen senior dalam mewujudkan keputusan-keputusan yang telah dibuat. Sistem ESS memiliki karakteristik sebagai berikut:

• ESS ditujukan untuk mendukung pengambilan keputusan tanpa routine yang membutuhkan pertimbangan, evaluasi, dan wawasan karena tidak ada prosedur terprogram yang telah ditetapkan sebelumnya untuk menciptakan solusi.
• ESS menyajikan garfik dan data dari banyak sumber melalui batasan yang mudah digunakan oleh manajer senior.
• Informasi ESS sering dikirimkan kepada eksekutif senior melaui portal, yang menggunakan tampilan web untuk menampilkan konten personal organisasi bisnis yang terintegrasi.
• ESS dirancang untuk menggabungkan data kejadian-kejadian dari luar perusahaan, seperti perubahan peraturan pajak ataupun kondisi pesaing, serta merangkum informasi dari lingkungan dalam perusahaan melalui SIM dan DSS.
• Sistem ESS menyaring, meringkas, dan memantau data-data penting, seperti menampilkandata terpenting bagi manajer senior.
• Sistem ini telah dilengkapi kemampuan analisis dari intelijen bisnis untuk menganalisis tren, perkiraan/ramalan, serta pencarian data secara lebih terperinci

Perdedaan ESS dan DSS :

DSS, sesuai dengan namanya, merupakan sistem informasi yang sepenuhnya otomatis dan membantu organisasi dalam berbagai kegiatan pengambilan keputusan. Sedangkan Sistem Dukungan Eksekutif (ESS) adalah sistem yang merangkum informasi yang berasal dari lingkungan luar maupun dalam perusahaan melalui SIM dan DSS. Lalu perbedaan keduanya juga dapat dilihat dari segi pengguna nya, DSS digunakan oleh jajaran manajerial sedangkan ESS digunakan oleh pihak ekskutif (orang yang beratnggung jawab untuk menjalankan rencana dan kebijakan manajemen puncak perusahaan) dari suatu perusahaan.

e.    Cara aplikasi perusahaan meningkatkan kinerja organisasi.

Sebuah organisasi beroperasi dalam lingkungan yang kompetitif dan global yang terus meningkat. Dan organisasi yang sukses berfokus pada pelaksanaan yang efisien dari proses, layanan pelanggan, dan kecepatan ke pasar. Maka dari itu hadirlah aplikasi perusahaan yang merupakan sistem yang menjangkau seluruh area fungsional, berfokus pada pelaksanaan proses bisnis yang terjadi di seluruh perusahaan, menjangkau seluruh tingkat manajemen. Aplikasi perusahaan membantu perusahaan lebih fleksibel dan produktif, dengan cara mengoordinasikan proses-proses bisnis menjadi lebih singkat, serta mengintegrasikan kelompok-kelompok proses guna menciptakan pengelolaan sumber daya serta layanan pelanggan yang efisien.

Terdapat 4 kategori utama aplikasi perusahaan, yakni sistem perusahaan, sistem pengelolaan rantai pasokan, sistem pengelolaan hubungan pelanggan, serta sistem manajemen pengetahuan Setiap kategori aplikasi perusahaan ini, mengintegrasikan serangkaian fungsi dan proses bisnis untuk meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan. Mengapa demikian? Sebab, Aplikasi perusahaan memungkinkan organisasi untuk secara efisien bertukar informasi antar area fungsional, unit usahanya, pemasok, dan pelanggan. Sehingga melalui aplikasi perusahaan, kinerja organisasi akan meningkat. Sebab kerja dan tugas organisasi menjadi lebih mudah dan terbantu serta dapat terselesaikan secara efisien.

Gambar 3 arsitektur aplikasi perusahaan

f.    Definisi dari sistem perusahaan, sistem manajemen rantai pasokan, sistem manajemen hubungan pelanggan, dan manajemen pengetahuan, serta manfaat mereka bagi organisasi bisnis.

• Sistem manajemen rantai pasokan (supply chain management – SCM) adalah sistem yang digunakan untuk mengelola hubungannya dengan pemasok. Sistem ini membantu pemasok, perusahaan pembeli, distributor, dan perusahaan logistik berbagi informasi tentang pesanan, produksi, tingkat persediaan, serta pengiriman produk dan jasa, sehingga mereka dapat memanfaatkan sumber daya, memproduksi, serta mengirim barang dan jasa secara efisien.
• Sistem manajemen pengetahuan (customer relationship management system – CRM) adalah sistem yang digunakan untuk mengelola hubungan perusahaan dengan pelanggan. CRM menyediakan informasi guna mengoordinasikan seluruh proses bisnis yang berhubungan dengan pelanggan di bidang penjualan, pemasaran serta pelayanan untuk mengoptimalisasi pendapatan, kepuasan pelanggan, serta mempertahankan pelanggan.
• Sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system – KMS) adalah sistem yang memungkinkan perusahaan menerima dan mengaplikasikan pengetahuan dan keahlian secara lebih baik. Pengetahuan yang dimiliki perusahaan ini bersifat unik/khas, sulit ditiru, serta dapat berpengaruh sebagai keunggulan strategis jangka panjang. 

Manfaat sistem perusahaan, sistem manajemen rantai pasokan, sistem manajemen hubungan pelanggan, dan manajemen pengetahuan bagi organisasi bisnis :

• Sistem manajemen rantai pasokan (supply chain management – SCM) bermanfaat untuk menghasilkan produk menggunakan sumber daya yang dimiliki dalam jumlah yang tepat, sesuai dengan jumlah konsumsi pelanggan dengan biaya serendah mungkin dan waktu secepat mungkin. Sistem ini meningkatkan keuntungan perusahaan dengan cara menurunkan biaya pembuatan dan pemindahan produk, serta memungkinkan para manaher membuat keputusan yang lebih baik terkait pengorganisasian, pengalokasian sumber daya, produksi, serta pendistribusian.
• Sistem manajemen pengetahuan (customer relationship management system – CRM) memiliki informasi yang bermanfaat untuk membantu perushan dalam mengidentifikasi, menarik minat, dan mempertahankan konsumen yang paling memberikan keuntungan; menyediakan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan yang sudah ada; serta meningkatkan penjualan.
• Sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system – KMS) bermanfaat untuk mengumpulkan seluruh pengetahuan dan pengalaman yang berhubungan dengan perusahaan, serta membuat pengetahuan dan pengalaman tersebut tersedia dimanapun dan kapanpun pada saat dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja proses bisnis dan peningkatan kualitas pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.

g.    Cara intranet dan ekstranet membantu dalam mengintegrasikan informasi dengan proses bisnis

Intranet dan ekstranet adalah perangkat alternatif untuk meningkatkan integrasi dan kelancaran arus informasi antar perusahaan, dengan pelanggannya beserta pemasoknya. Secara sederhana, intranet adalah situs web internal perusahaan yang hanya dapat diakses oleh karyawannya saja. Istilah “intranet” mengacu pada jaringan internal, yang berbeda dengan internet yang merupakan jaringan umum yang menghubungkan tiap organisasi beserta jaringan eksternal lainnya. Intranet bisa disebut sebagai wilayah akses pribadi/khusus kalangan karyawan saja pada situs web perusahaan yang lebih besar. Demikian juga dengan ekstranet. Ekstranet adalah situs web perusahaan yang dapat diakses oleh vendor dan pemasok yang memiliki wewenang dan biasanya digunakan untuk mengoordinasikan pengiriman persediaan ke fasilitas produksi perusahaan tersebut. Maka dari itu, intranet dan ekstranet adalah jaringan khusus dalam perusahaan  berdasarkan teknologi internet yang mengumpulkan informasi dari berbagai sistem yang terpisah dan memudahkan perusahaan dalam mengintegrasikan informasi tersebut dengan proses bisnis mereka.

 

 

 

 

SUMBER REFERENSI :

• Soal dan jawaban UAS SIM Sistem Informasi Manajemen, http://ikhwanyah.blogspot.com/2018/01/soal-dan-jawaban-uas-sim-sistem.html  (diakses 02 September 2021)
• Perbedaan antara DSS dan ESS, https://id.strephonsays.com/dss-and-vs-ess-2-1060 (diakses 02 September 2021)
• Perbedaan antara eksekutif dan manajer, https://id.sawakinome.com/articles/people/difference-between-executive-and-manager 2.html#:~:text=Apa%20perbedaan%20antara%20Eksekutif%20dan,sekelompok%20karyawan%20dalam%20suatu%20organisasi.&text=Di%20sisi%20lain%2C%20seorang%20eksekutif,dan%20kebijakan%20manajemen%20puncak%20perusahaan. (diakses 03 September 2021)
• SIM – Chapter 2 : Bagaimana Sistem Informasi Memperbaiki Proses Bisnis, https://selfinspirationblog.wordpress.com/2018/01/27/bagaimana-sistem-informasi-memperbaiki-proses-bisnis/  (diakses 03 September 2021)
• Laudon, Kenneth C., Laudon, Jane P. 2015, Sistem Informasi Manajemen, Edisi 13, Salemba Empat, Jakarta

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

.